Review Mẫu lưu công văn đến và đi
Mẹo về Mẫu lưu công văn đến và đi Mới Nhất
Lê My đang tìm kiếm từ khóa Mẫu lưu công văn đến và đi được Update vào lúc : 2022-10-24 15:30:07 . Với phương châm chia sẻ Thủ Thuật Hướng dẫn trong nội dung bài viết một cách Chi Tiết Mới Nhất. Nếu sau khi tham khảo nội dung bài viết vẫn ko hiểu thì hoàn toàn có thể lại phản hồi ở cuối bài để Ad lý giải và hướng dẫn lại nha.1. MỤC ĐÍCH:
Quy trình này được biên soạn nhằm mục đích đảm bảo tính khoa học thống nhất phương pháp tiếp nhận, xử lý, phân phối những văn bản đến và văn bản đi tại Sở LĐTBXH tỉnh Ninh Bình .
2 . PHẠM VI ÁP DỤNG:
Quy trình này áp dụng đối với toàn bộ nhân viên cấp dưới của Sở LĐTBXH tỉnh Ninh Bình khi:
- Tiếp nhận, phân phối, xử lý những văn bản đến.
- Dự thảo, biên soạn, phê duyệt, phát hành những văn bản đi.
3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN:
- Luật tàng trữ 01/2011/ QH13
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác thao tác văn thư.
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ Quy định rõ ràng một số trong những điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
4. ĐỊNH NGHĨA:
- "Bản gốc" văn bản là bản thảo ở đầu cuối được người dân có thẩm quyền duyệt.
- "Bản chính" là bản hoàn hảo nhất về nội dung và thể thức đã được phép phát hành. Bản chính hoàn toàn có thể làm thành nhiều bản có mức giá trị như nhau.
- "Hồ sơ" là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng rõ ràng hoặc có một (hoặc một số trong những) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức phát hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm thuộc phạm vi hiệu suất cao, trách nhiệm của một cơ quan, tổ chức hay của một thành viên.
- "Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH.
5.1 Nguyên tắc chung.
- Văn bản hoàn toàn có thể được tiếp nhận qua đường bưu điện, fax, E-mail, nhận trực tiếp.
- Văn phòng có trách nhiệm chính trong việc tiếp nhận, xử lý, phân phối và quản lý tình trạng văn bản.
- Trong quá trình xử lý văn bản sách vở, mọi chu chuyển đều phải qua bộ phận văn thư thuộc Văn phòng.
5.2 Quá trình xử lý văn bản đến và đi.
5.2.1. Tiếp nhận văn bản
Văn bản được tiếp nhận đến Sở theo những phương pháp thức rất khác nhau:
- Văn bản gửi qua đường bưu điện, gửi trực tiếp đến văn thư của Sở ;
- Văn bản gửi bằng đường fax, E-mail đến văn thư hoặc những thành viên phòng trình độ ;
- Văn bản gửi qua những thành viên lãnh đạo những phòng, lãnh đạo sở ;
Các văn bản được chuyển đến văn thư của Sở được văn thư tiếp nhận, xử lý, phân phối và quản lý tình trạng văn bản. Các văn bản do lãnh đạo, những phòng trình độ xử lý và chuyển, và lưu không qua văn thư sẽ được những thành viên tự quản lý.
5.2.2 Xử lý văn bản đến , đi qua Văn thư của Sở
1. Văn bản đến
1.1 Sao chụp và chuyển văn bản
- Đối với văn bản ghi đích danh người nhận hoặc phòng trách nhiệm thì văn thư gửi trực tiếp.
- Đối với văn bản gửi tên Sở, lãnh đạo sở Văn thư tiến hành theo trình tự:
+ Phân loại mức độ “khẩn”, “mật”, và bóc bì:
Đối với những văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “khẩn cấp”, Văn thư cần bóc trước và ghi lại số văn bản, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay GĐ/PGĐ Sở biết để có ý kiến xử lý kịp thời. Trường hợp cần thiết phải liên lạc và báo cáo qua điện thoại.
Đối với những văn bản có đóng dấu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”, Văn thư không bóc bì mà chỉ ghi lại số văn bản, tên cơ quan gửi văn bản và chuyển GĐ/PGĐ Sở xử lý. (Thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật).
Trường hợp thư riêng của cá nhân, Văn thư không bóc bì, chuyển cho thành viên. Cá nhân xem nếu thấy đó là việc công thì phải chuyển lại cho Văn thư để làm thủ tục đăng ký.
Đối với những đơn thư khiếu nại, tố cáo thì phải giữ lại phong bì, đính kèm văn bản để làm bằng chứng.
Khi bóc bì tránh làm rách văn bản, làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện v.v... cần soát lại bì nhằm mục đích tránh để sót văn bản. Đối chiếu ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì với các thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi (trường hợp công văn kèm phiếu gửi). Nếu có điểm nào không khớp thì phải ghi lại để hỏi cơ quan gửi.
+ Văn thư bóc bì thư, đóng dấu công văn đến vào sổ công văn đến sao chụp ( scan) và chuyển văn bản theo hệ thông phần mềm quản lý văn bản.
- Công việc tiếp nhận phân loại thực hiện trong 4 giờ đối với văn bản thông thường và 1 giờ đối với văn bản khẩn.
Văn bản đến do những cán bộ Sở tiếp nhận trong những trường hợp khác đều phải được nhanh gọn chuyển về Văn phòng để làm thủ tục tiếp nhận, vào sổ công văn đến và Trình GĐ/PGĐ sở xử lý. GĐ/PGĐ sở xem xét tất cả những văn bản. Căn cứ vào nội dung rõ ràng của văn bản đề chuyển đến phòng tương ứng và lãnh đạo sở xử lý và xử lý.
1.2 Phân phối
Sau khi xem xét lãnh đạo Sở cho ý kiến và chuyển lại trực tiếp cho Văn phòng hoặc chuyển cho Văn phòng qua khối mạng lưới hệ thống mạng nội bộ, Văn phòng chuyển cho những đơn vị có liên quan để xử lý.
1.3 Giải quyết nội dung văn bản
* Phân công xử lý và xử lý
Trong trường hợp Lãnh đạo Sở phân công nhân viên cấp dưới thì nhân viên cấp dưới trực tiếp xử lý việc làm. Trong trường hợp Lãnh đạo Sở phân công cho những Phòng trình độ thì Lãnh đạo Phòng phân công nhân viên cấp dưới xử lý.
* Xử lý văn bản
Chuyên viên được phân công phải dữ thế chủ động phối phù phù hợp với những Phòng, đơn vị của Sở hoặc những đơn vị liên quan để xử lý và xử lý. Trong những trường hợp thiết yếu phải báo cáo, xin ý kiến Lãnh đạo Sở.
Chuyên viên được phân công dự thảo văn bản phải thực hiện đúng quy định về thể thức văn bản, rõ ràng, dễ đọc, nội dung giải quyết đúng những quy định của Nhà nước. Nội dung văn bản phải phù phù phù hợp với tính chất và hình thức văn bản.
Lãnh đạo Phòng ban trình độ xem xét, yêu cầu điều chỉnh lại nội dung văn bản nếu thiết yếu.
Văn phòng kiểm tra về thể thức những văn bản theo đúng quy định của Nhà nước, phát hiện sai sót trước khi phát hành, đề nghị nhân viên cấp dưới soạn thảo điều chỉnh theo yêu cầu khi có sai sót.
Căn cứ ý kiến chỉ huy của Lãnh đạo Sở trên văn bản, những bộ phận thuộc Sở phụ trách tổ chức thực hiện soạn thảo những văn bản hay những quyết định.
* Lãnh đạo Sở xem xét:
- Nếu khước từ, Lãnh đạo Sở cho ý kiến chỉ huy chuyển lại cho những thành viên đơn vị , những đơn vị địa thế căn cứ vào sự góp ý mầu đỏ trên văn bản để sửa cho tới khi hoàn hảo nhất
Thời gian xử lý: theo ý kiến chỉ huy của Lãnh đạo Sở, đối với những trường hợp: văn bản thông thường thời gian xử lý và xử lý một văn bản không thật 5 ngày, văn bản Khẩn thì phải thực hiện ngay, văn bản có yêu cầu về thời gian thì địa thế căn cứ vào thời gian yêu cầu mà nhân viên cấp dưới đó phải hoàn thành xong, trường hợp phức tạp không thật 14 ngày.
Các văn bản được xử lý và xử lý sẽ được chuyển qua Lãnh đạo Sở xem xét phê duyệt.
Các đơn vị có liên quan sẽ cho ý kiến qua mạng nội bộ của Sở
Các đơn vị sau khi xử lý in ấn phê duyệt và chuyển lại cho văn phòng để vào số, in, phôtô và chuyển văn bản
2 Văn bản đi
2.1 Tiếp nhận văn bản từ những đơn vị
Sau khi văn bản được sửa đổi, những đơn vị, thành viên được giao trách nhiệm sẵn sàng sẵn sàng văn bản đi có trách nhiệm in ấn trình lãnh đạo phòng, lãnh đạo Sở phê duyệt
2.2 Nhân bản
Văn bản được chuyển đến Văn phòng.
Văn thư in và nhân bản theo đúng số lượng theo yêu cầu.
Vào sổ công văn đi và update tài liệu vào máy tính những thông tin thiết yếu thể hiện trên văn bản gồm có: Loại văn bản, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, người thảo, người ký.
Đóng dấu của cơ quan
2.3 Chuyển văn bản
Văn thư có trách nhiệm chuyển văn bản đi của Sở theo yêu cầu ghi trên văn bản.
Văn thư có trách nhiệm quản lý và chuyển văn bản đúng địa chỉ, đúng chuẩn, nhanh gọn đúng thời gian quy định của văn bản.Vào sổ theo dõi văn bản đi .
2.4 Lưu trữ văn bản
Văn thư có trách nhiệm lưu lại bản gốc những văn bản và bản mềm trên máy tính, sổ theo dõi văn bản đi, đến.
2.5 Theo dõi và tổng hợp báo cáo
Lãnh đạo phòng ban được phân công xử lý và xử lý có trách nhiệm theo dõi tình trạng xử lý văn bản.
Văn phòng phụ trách phối phù phù hợp với đơn vị được phân công xử lý và xử lý theo dõi tình trạng xử lý văn bản.
Văn phòng có trách nhiệm quản lý tình trạng văn bản, gồm có:
+ Các thông tin cơ bản về văn bản: số, ký hiệu, ngày tháng, nội dung...
+ Bộ phận phụ trách: Các phòng ban, đơn vị thuộc Sở thực hiện
+ Tổng hợp tình trạng xử lý văn bản về nội dung, thời gian xử lý, theo dõi về những hồ sơ xử lý văn bản , định kỳ hàng tháng báo cáo cho lãnh đạo sở
6. BIỂU MẪU
- BM-VP 02.01: Sổ công văn đến
- BM-VP 02.02: Sổ công văn đi
Phụ lục 01 lưu đồ văn bản đi, đến
7 . HỒ SƠ
(Chi tiết tải về tại đây)
Tải thêm tài liệu liên quan đến nội dung bài viết Mẫu lưu công văn đến và đi mẫu
Post a Comment